Czy i jak KSeF wpłynie na branżę e-commerce?

Czym są KSeF i e-faktury?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur jest polskim systemem rejestracji, odbioru oraz przechowywania faktur w formie ustrukturyzowanej. Został stworzony przez Ministerstwo Finansów w celu usprawnienia systemu podatkowego oraz wsparcia cyfryzacji transakcji biznesowych. Ideą projektu KSeF jest również minimalizacja liczby oszustw związanych z podatkiem VAT przy wykorzystaniu dostępnych technologii cyfrowych.

Od kiedy e-faktury w ramach KSeF staną się obowiązkowe?

• Od 1 lutego 2026 r. będą z niego obligatoryjnie korzystać przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży w 2025 r. (wraz z kwotą podatku) przekroczy 200 mln zł.
• Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmie również pozostałych przedsiębiorców.

Warto przy tym pamiętać, że KSeF działa już teraz i można z niego korzystać.

KSeF a e-commerce, czyli jakie faktury online będą objęte systemem?

KSeF dotyczy przede wszystkim przedsiębiorstw i instytucji krajowych, a faktury ustrukturyzowane będą obowiązkowo wystawiane głównie przez podatników VAT. Obejmują zatem w szczególności rozliczenia B2B, w ramach których sprzedawca będzie musiał wykazać podatek VAT.

Jak zatem KSeF ma się do branży e-commerce? Należy podkreślić, że faktury konsumenckie (B2C) nie będą musiały być wystawiane w ramach KSeF. Z obligatoryjnego korzystania z tego systemu są również wyłączone dokumenty w ramach VAT OSS oraz VAT IOSS. Dlatego sprzedaż realizowana na rzecz osób prywatnych de facto nie będzie "dotknięta" wprowadzanymi zmianami. Z obowiązku KSeF są także wyłączone podmioty zagraniczne, także te zarejestrowane w Polsce dla celów VAT - one będą wystawiać dokumenty rozliczeniowe na takich samych zasadach jak dotychczas.

Co jednak z fakturami wystawianymi "na firmę" przez podmioty krajowe? Gdy klient e-sklepu jest przedsiębiorcą, od 2026 r. faktura dla niego będzie musiała zostać zarejestrowana w KSeF. W innym przypadku nie będzie on miał podstawy do odliczenia VAT. Ponadto wystawca takiego dokumentu poza systemem narazi się na kary finansowe za nieprzesłanie go zgodnie z wymogami prawnymi.

Jak zatem widać, także w branży e-commerce będzie konieczne wdrożenie KSeF. Szczególnym wyzwaniem może być sytuacja, w której e-sklep obsługuje zarówno zamówienia B2B, jak i B2C, a ich liczba jest duża. Wówczas najlepiej skorzystać z rozwiązań automatyzujących wystawianie faktur - takich, które pozwolą przeprowadzić ten proces z zachowaniem wytycznych z ustawy o VAT.

Sprawne fakturowanie w e-commerce: ważne w B2B i B2C!

Niezależnie od tego, czy faktury wystawiane przez e-sklep będą musiały być rejestrowane w ramach systemu KSeF, czy nie, warto zadbać o maksymalne uproszczenie tego procesu. Najlepiej, aby każda faktura online została wygenerowana automatycznie - w ramach systemu, który jest w pełni zintegrowany z KSeF. Powinien on pozwolić na:

• pełną digitalizację i automatyzację komunikacji handlowej i logistycznej z klientami i kontrahentami;
• sprawne i poprawne generowanie faktur w KSeF i ich przesyłanie;
• jednolitą archiwizację dokumentów rozliczeniowych w ramach jednego systemu.

Szeroko pojęta cyfryzacja dokumentów w e-commerce nie ułatwi tylko sprostanie wymogom prawnym. Przede wszystkim pozwoli na zoptymalizowanie obiegu dokumentów, a co za tym idzie - wszelkich procesów biznesowych w e-commerce. To natomiast przełoży się na sprawniejszą logistykę i obsługę klientów, a w efekcie - na rozwój e-sklepu.

Poszukując rozwiązań, które pozwolą sprostać wyzwaniom dotyczącym wdrożenia KSeF, warto zwrócić uwagę na te przygotowane przez EDITEL. Przykładowo, system KSeF Connect umożliwia pełną integrację systemów ERP z KSeF. To opcja, która może ułatwić dostosowanie się do nowych przepisów bez względu na branżę działalności.